Het is verleidelijk om een berg goedkope Android-consumentensmartphones aan te schaffen voor je personeel. Maar zo’n keuze leidt tot meer verborgen kosten dan je denkt.
Waar moet je op letten als je als voor het hele bedrijf op zoek gaat naar nieuwe zakelijke telefoons?
“Organisaties hebben vaak een overfocus op hardwarespecificaties zoals een lange batterijduur en veel werkgeheugen”, zegt solution specialist workplace Martijn Schraven van Centralpoint, die middelgrote tot grote organisaties adviseert over mobiliteitsvraagstukken.
“Die specs zijn zeker belangrijk, maar vormen slechts één kant van het verhaal. Als je smartphones zakelijk gaat inzetten, moet je ook nadenken over de vraag: hoe ga ik die apparaten straks beheren?” Dat aspect wordt nogal eens over het hoofd gezien, met onverwachte kosten en overbelaste helpdesks tot gevolg.
Vijf zaken om rekening mee te houden:
1. De ene Android-versie is de andere niet
Niet elke Android-smartphone gedraagt zich hetzelfde. “Veel organisaties beseffen niet dat elke smartphone-fabrikant een eigen schil rond dat mobiele besturingssysteem legt”, zegt Schraven. “Of je als gebruiker de nieuwste Android-beveiligingsupdate ontvangt, hangt daardoor helemaal van je smartphoneproducent af. Daarom moet je heel goed checken hoe het software- en firmware- updatebeleid van fabrikanten in elkaar zit.”
Lees dus vooral de kleine lettertjes. Ontvangen gebruikers updates? Zo ja, hoe vaak? Schraven: “Bij goedkope telefoons mag je al van geluk spreken als dat één keer is in het hele leven van die telefoon. Maar er zijn ook fabrikanten die zich enorm bewust zijn van het belang van beheer en beveiliging.
Zo heeft Samsung jaren geleden al het belang gezien van een gedegen updatebeleid. Speciaal voor de zakelijke markt heeft dat bedrijf van populaire zakelijke modellen een Enterprise Edition (EE). Gebruikers ontvangen drie tot vier jaar lang elke maand kosteloos security-updates. Ook is er zakelijke beveiligingssoftware op geïnstalleerd, waardoor IT-afdelingen de toestellen via het Mobile Device Management (MDM) op afstand geautomatiseerd kunnen beheren en beveiligen.”
2. Voorkom handmatige installaties door medewerkers
Bij de aanschaf van zakelijke telefoons voor een bedrijf, moet je niet alleen denken aan de hardware. “Als een gebruiker een nieuwe smartphone uit de doos haalt, is hij of zij zo een uur verder voordat die telefoon gebruiksklaar is”, zegt Schraven.
“En als je pech hebt, loopt de gebruiker ook nog eens vast in dat proces. Dat betekent extra werk voor de serviceafdeling. Om over het productiviteits- en beveiligingsrisico van onjuist geconfigureerde telefoons nog maar te zwijgen.”
Er bestaan zakelijke software-oplossingen waardoor je het hele installatieproces kunt automatiseren. “Medewerkers hoeven daarna alleen nog maar een taal en toetsenbordindeling te kiezen. De telefoon legt vervolgens verbinding met het bedrijfsnetwerk, waarna het Mobile Device Management de hele installatie en configuratie op afstand automatisch afhandelt. Dat kan bijvoorbeeld met Samsung Knox Mobile Enrollment. De IT-afdeling kan daarna snel en eenvoudig duizenden toestellen tegelijk beheren en beveiligen.”
3. Houd op afstand controle over je telefoons
Denk ook na over de manier waarop je updates wilt uitrollen. Je wilt voorkomen dat je belangrijkste bedrijfsapp plotseling niet meer werkt op alle toestellen van je medewerkers. Je wilt daarom eerst de consequenties van zo’n update goed in kaart hebben gebracht.
Schraven: “Pas als een update veilig blijkt, push je die naar al je telefoons. Voor dat hele proces is speciale software beschikbaar: Enterprise Firmware Over The Air (E-FOTA).”
4. Zorg voor een zakelijke uitstraling
Soms wil je liever niet dat medewerkers helemaal los gaan met het personaliseren van hun telefoon. Dat geldt helemaal als je medewerkers veel contact met klanten hebben.
Gelukkig zijn er tools om al tijdens de configuratie van zakelijke telefoons automatisch te zorgen voor een professioneel ogend scherm. De expert vertelt: “Met een tool als Knox Configure kan de beheerder onder meer bepalen hoe het openingsscherm eruitziet en welke ringtone de smartphone gebruikt.”
5. Wis de inhoud van gestolen smartphones
“Als het gaat om beveiliging, denken organisaties vaak: ach, dat zal bij ons wel loslopen”, zegt Schraven. “Een slimme onderneming installeert op elke telefoon echter speciale zakelijke software om smartphones op afstand te beheren en beveiligen.”
Als een medewerker daarna thuis op de bank een appje downloadt dat niet deugt, zal de telefoon dat meteen signaleren. Waarna het Mobile Device Management (MDM) onmiddellijk in actie komt. Ofwel door de installatie van een app, die als onveilig wordt beschouwd, niet uit te voeren. Ofwel door op afstand alle zakelijke data van de telefoon te vegen.
“Als de organisatie het MDM al tijdens de installatie toevoegt met een tool als Samsung Knox Mobile Enrollment, kan dat MDM niet meer van het toestel verwijderd worden. Zelfs niet door de fabrieksinstellingen van de telefoon terug te zetten.
Schraven: “De IT-afdeling houdt controle over het toestel, wat er ook gebeurt. Zodra een verloren of gestolen toestel toch connectie maakt met een netwerk, wordt alle zakelijke data gewist.”
Dit is het tweede artikel in De Maand van de beveiligde smartphone. Deze serie wordt mogelijk gemaakt door Centralpoint. Centralpoint zorgt ervoor dat je IT-omgeving feilloos werkt, zodat je medewerkers altijd en overal toegang hebben tot veilige data. Op deze manier kunnen je mensen het beste uit zichzelf halen en kun jij je focussen op het ondersteunen en innoveren van je business.